Viele Leute reagieren genervt, wenn sie das Wort „Meeting“ hören. Sie verbinden damit endlose Sitzungen, deren Sinn sich nicht ganz erschließen lässt, denn es diskutieren oft nur wenige und der Rest langweilt sich zu Tode. Das liegt oft an einer schlechten Organisation des Meetings.
Warum überhaupt eine Sitzung?
Eigentlich ließe sich ja auch alles per E-Mail oder Telefon klären. Falsch! Telefonate und E-Mails erleichtern die Kommunikation zwar erheblich, allerdings ist die Kommunikation am Tisch immer noch die Beste, denn hier kann mit allen Sinnen kommuniziert werden. Ein Meeting ist die beste Plattform zum Austausch von Informationen und Gedanken, zum Diskutieren verschiedenster Themen, zum Aufdecken von Schwachstellen und Problemen, zum Entwickeln von Strategien und Lösungen und zum Stärken des Teamgeists. Im Meeting kommen die Kompetenzen aus unterschiedlichen Bereichen des Unternehmens zusammen und tragen das Wissen aus Ihren Bereichen zusammen. Meetings sind sozusagen eine Denkfabrik innerhalb des Unternehmens.
Was macht ein gutes Meeting aus?
Ein Meeting dauert in der Regel nicht länger als eine Stunde, ansonsten sind regelmäßige Pausen wichtig für die Konzentration und Motivation der Teilnehmer. Außerdem sollte die Dauer gut geplant sein, damit die Teilnehmer den Rest ihres Arbeitstages sinnvoll verplanen können. Vor dem Meeting sollte ein genaues Thema festgelegt werden und ebenso ein Ziel formuliert werden. Die Planung übernimmt am besten die Person, die sich mit dem Thema bereits beschäftigt hat. Zum Meeting sollten nur die Mitarbeiter eingeladen werden, die mit der Thematik beschäftigt sind und entsprechende Kompetenzen mitbringen. Der Organisator des Meeting verschickt die Einladungen am besten per E-Mail. Daraus sollten der Meetingraum, die -zeit, die -dauer und natürlich das Thema des Meetings hervorgehen. Zu Beginn sollte ein Moderator bestimmt werden, damit nicht alle Personen durcheinander reden. Der Moderator leitet in das Thema ein und führt die Gespräche immer wieder auf einen roten Faden zurück, wenn das Thema zu sehr abschweift. Am Ende des Meetings wird ein Fazit gezogen und ggf. darüber informiert, wie es mit der Thematik weitergehen soll. Außerdem sollte ein Protokoll der Sitzung erstellt werden, damit die wichtigsten Inhalte des Meetings nicht in Vergessenheit geraten.
(Bilderquelle: Pixabay.com – CC0 Public Domain)