Was den guten Tagungsraum aus?
Zunächst einmal sollte der Raum die passende Größe haben. Bei großen Tagungen müssen entsprechend viele Sitzplätze vorhanden sein. Bei Tagungen mit übersichtlichen Gruppen ist es dagegen wichtiger, dass sich die Teilnehmer im kleinen Kreis unterhalten können. Die Tische und Stühle sollten im Raum frei platzierbar und somit unterschiedlichen Anforderungen anzupassen sein. Der Raum sollte über große Fenster verfügen, um genügend Licht herein zu lassen und in den Pausen ein schnelles Durchlüften zu gewährleisten.
Weitere Ausstattung
Um in den Abendstunden ein entspanntes Arbeiten zu garantieren, sollte der Raum über verschiedene Beleuchtungssysteme oder eine dimmbare Beleuchtung verfügen. Besonders wichtig ist die Ausstattung mit zeitgemäßer Präsentationstechnik. Es sollten ein Beamer oder besser noch ein Medientisch im Raum vorhanden sein. Eine Tafel oder ein Whiteboard sind zudem ein Muss. Ständer zum Aushängen von Plakaten und Infomaterial sind ebenfalls sehr brauchbares Zubehör. Der Raum sollte über genügend Steckdosen verfügen, damit die Teilnehmer notfalls ihre Notebooks und andere Geräte laden können.
Die Lage ist wichtig
Ebenso wichtig wie die Ausstattung des Raumes selbst ist aber auch dessen Lage. Das Gebäude, in welchem sich der Raum befindet, sollte eine gute Anbindung an den Nahverkehr besitzen oder zumindest von einem Taxi-Betrieb angesteuert werden können. Für Teilnehmer, die mit dem Auto anreisen, sollten ausreichend Parkplätze zur Verfügung stehen. Ideal ist es allerdings, wenn auch vor Ort zusätzliche Zimmer für die Teilnehmer zur Übernachtung bereit stehen.
Die Zeit nach der Tagung
Von Vorteil ist es, wenn in der Nähe Einkaufsmöglichkeiten vorhanden sind, damit die Teilnehmer sich in den Pausen oder Abendstunden mit Dingen des täglichen Bedarfs versorgen können. Zudem sollte eine Möglichkeit zum Speisen in der näheren Umgebung zu finden sein. Ideal ist es auch, wenn Möglichkeiten dazu im Haus vorhanden sind. Bestenfalls ist ein Tagungsraum in einem Hotel zu wählen, das sich um Frühstück, Mittag- und Abendessen für die Teilnehmer kümmert (siehe auch den Tagungsraum Hannover). Andernfalls sollte ein Catering-Service in Betracht gezogen werden.
(Bilderquelle: Pixabay.com – CC0 Public Domain)